1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö.
Rekisterinpitäjä: Rsyke ry, rekisterinumero 185.138 Yhteyshenkilö: jäsensihteeri, jasen@rsyke.net
2. Rekisteröidyt
Rekisteröityjen ryhmät:
- Yhdistyksen jäsenet
- Yhdistyksen Holvi-verkkokaupasta ostoja tekevät
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Jäsenten henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvollisuuteen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tarpeeseen varmistaa jäsenyydet jäsenetuja varten.
Holvi-kaupan asiakkaiden tietojen käsittely perustuu siihen oikeutettuun etuun, että Holvi-kauppaa ei voi käyttää ilman sen vaatimien tietojen keruuta.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään jäsenistä yhdistyslain määräämät tiedot ja yhdistyksen tarvitsemat tiedot. Näitä tietoja ovat:
- jäsennumero
- nimimerkki
- etu- ja sukunimi
- kotipaikka
- jäsenmaksujen suoritukset
Jäsenyyden päättymisen jälkeen jäsenistä säilytetään seuraavat tiedot:
- jäsennumero
- nimimerkki
- etu- ja sukunimi
Holvi-kaupan asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:
- nimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- tiedot ostoista
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Jäsenrekisteriä säilytetään Yhdistysavain-palvelussa, jonne on omilla salasanasuojatuilla tunnuksillaan pääsy vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joilla kulloinkin on tehtäviensä vuoksi pääsy oltava.
Mahdolliset sähköpostissa käsitellyt henkilötiedot hävitetään heti, kun asia on käsitelty, tai viimeistään vuosittain tehtävässä tarkistuksessa.
Holvi-kaupan asiakkaiden tiedot säilytetään Holvissa, jonne on omilla kaksivaiheisen tunnistautumisen tunnuksillaan pääsy vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joilla kulloinkin on tehtäviensä vuoksi pääsy oltava.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Jäsenten henkilötietoja käsitellään Yhdistysavaimen ja Googlen sekä Holvin palveluissa. Holvi-kaupan asiakkaiden tietoja käsitellään Holvissa.
Tietoja saatetaan näissä palveluissa säilyttää myös EU:n ulkopuolisilla palvelimilla. Google noudattaa toiminnassaan EU:n Standard Contractual Clause -ehtoja. Holvi ja Yhdistysavain noudattavat EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ehtoja.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenen henkilötiedot säilytetään rekisterissä kunnes henkilön jäsenyys yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden päätyttyä henkilötiedot poistetaan rekisteristä kuukauden kuluessa pois lukien kohdassa neljä mainitut tiedot. Henkilötietoja voidaan säilyttää jäsenyyden päätyttyä, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9. Profilointi ja suoramarkkinointi
Yhdistys ei tee rekisteröityjen automaattista profilointia tai suoramarkkinointia.
10. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on lähtökohtaisesti oikeudet soveltuvan tietoturvalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada pyynnöstä tietoonsa itsestään kerätyt henkilötiedot
- vaatia epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista
- lain määrittelemissä tilanteissa vaatia tietojensa käytön rajoittamista
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jasen@rsyke.net
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.